Un appel d’offres irrégulier au CISSSAT

L’organisme régional a manqué de transparence, n’a pas fait une analyse rigoureuse de ses besoins et a nui lui-même à l’obtention du meilleur prix

©Patrick Rodrigue - Le Citoyen Rouyn - La Sarre

Blâmé pour un manque de transparence et une analyse inadéquate de ses besoins, le CISSSAT devra mettre en place plusieurs solutions pour corriger la situation.

Le CISSSAT a été blâmé par l’Autorité des marchés publics (AMP) pour un appel d’offres concernant des travaux de construction et de réfection de la laverie du CHSLD de Val-d’Or. Par son appel d’offres, le CISSSAT aurait sciemment avantagé un produit, ce qui aurait eu comme effet de doper le prix des soumissions.

Dans son appel d’offres portant sur la régulation automatique du chauffage et de la ventilation dans la partie de la laverie du CHSLD de Val-d’Or, le CISSSAT avait indiqué vouloir un système Delta pour s’arrimer avec les autres sections du bâtiment. Cependant, selon l’AMP, il a refusé à deux reprises des demandes d’équivalences en plus d’avoir placé un distributeur du système Delta en position de force dans le cadre de cet appel d’offres. Qui plus est, l’organisme n’avait pas fait l’analyse objective de ces besoins et a aussi manqué de transparence.

Se nuire soi-même

L’AMP a constaté que l’appel d’offres du CISSSAT faisait en sorte, en raison des conditions prévues et des conditions du marché, d’avoir un impact négatif sur l’obtention du meilleur prix.

En effet, l’appel d’offres recommandait une seule marque, soit le système Delta, mais il prévoyait la possibilité de présenter une demande d’équivalence et la publication d’un addenda si un produit était jugé équivalent.

Prises seules, ces conditions sont de bonnes pratiques selon l’AMP. «Toutefois, lorsque ces différentes conditions coexistent avec un seul distributeur des produits Delta, en l’espèce Régulvar, elles ont pour effet de placer cette entreprise dans une situation où elle saura, avant même de déposer sa soumission, si elle aura ou non de la compétition dans le cadre de ce processus. Cette situation est susceptible de porter atteinte à l’opportunité pour le CISSSAT d’obtenir le meilleur prix», écrit l’AMP dans sa décision.

Aucune analyse des besoins

De plus, le CISSSAT n’a jamais effectué une analyse objective de ses besoins. Comme l’AMP l’écrit, «il ressort de la preuve que le CISSSAT, en début de processus, ne comptait accepter que les produits Delta en matière de régulation automatique».

L’organisme s’est justifié en évoquant des raisons de comptabilité des systèmes si une autre marque était utilisé. Cependant, encore une fois, des ambiguïtés sont ressorties de la preuve obtenue par l’AMP. «En effet, les différents intervenants questionnés fournissent des réponses contradictoires quant à la compatibilité possible d’une autre marque avec la marque Delta. L’AMP attribue les contradictions entre les réponses obtenues au défaut du CISSSAT d’effectuer une analyse rigoureuse et objective des besoins en matière de régulation automatique», mentionne l’AMP.

Selon ce dernier, le CISSSAT s’est basé sur le système existant au lieu de se questionner et d’analyser les autres produits disponibles. «Au surplus, il ressort de la preuve que plutôt que de se questionner et d’obtenir des réponses en matière de compatibilité, le CISSSAT a simplement choisi de référer aux produits de marque Delta dans ses documents d’appel d’offres en estimant qu’il s’assurait ainsi de la compatibilité de ses systèmes. Cela explique d’ailleurs son refus d’emblée de considérer la première demande d’équivalence qui lui a été présentée par l’entreprise», a conclu l’AMP.

Demande d’équivalence rejetée deux fois

Lorsqu’une entreprise avait notamment demandé au CISSSAT une demande d’équivalence pour le système Delta que l’organisme demandait, le CISSSAT a indiqué que «le système en place est Delta et pour simplifier les coûts d’entretien et surtout assurer une comptabilité à 100%, il sera nécessaire de demeurer sur du Delta».

À la suite d’échanges, l’établissement a demandé à l’entreprise de soumettre une autre demande d’équivalence, qu’elle a rejetée à nouveau. «Cependant, il appert des échanges entre l’entreprise et le CISSSAT que les spécifications relatives aux produits de marque Delta n’apparaissent pas aux documents de demande de soumissions, ne permettant pas à l’entreprise de présenter une demande dans laquelle elle pouvait comparer les caractéristiques des produits», indique l’AMP dans sa décision.

Ce n’est que neuf jours avant la date prévue pour l’ouverture des soumissions que le CISSSAT a remédié à la situation en publiant dans un addenda les informations nécessaires pour la présentation d’une demande d’équivalence. Normalement, le délai maximum pour présenter ce type de demande est dix jours avant l’ouverture des soumissions. L’entreprise n’a pas déposé une troisième demande.

Manque de transparence

«L’ensemble des agissements du CISSSAT ne permettent pas de conclure à une réelle ouverture à considérer les demandes d’équivalences, bien que les documents d’appel d’offres incluent la possibilité que de telles demandes soient présentées. Ce faisant, le CISSSAT porte atteinte au principe de transparence», signe l’AMP.

En fait, ce manque de transparence est même allé plus loin. «Dans un échange courriel, le CISSSAT et la firme de génie mandatée par ce dernier aux fins de cet appel d’offres en sont venus à la conclusion qu’ils cesseraient les échanges avec l’entreprise et qu’ils laisseraient l’AMP se pencher sur les éléments soulevés par cette dernière. La firme a alors indiqué que, si la décision de l’AMP était favorable au CISSSAT, il pourrait alors indiquer qu’il refuse les équivalents aux produits Delta», a révélé l’AMP dans sa décision.

Recommandations

Dans la conclusion de son rapport, l’AMP demande au CISSSAT de mettre en place un processus permettant de faire l’évaluation et l’analyse de ses besoins de façon neutre et objective ainsi que de mettre en place un plan de formation pour ses employés en gestion contractuelle sur ce que sont des besoins neutres et objectifs.

L’AMP demande aussi au CISSSAT de respecter le principe de transparence des processus contractuels et d’agir conformément aux règles qu’il s’est lui-même donné dans le cadre des processus d’équivalence.

L’organisme dispose d’un délai 90 jours pour informer l’AMP par écrit des mesures prises pour donner suite à ses recommandations.

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